O Sistema 5S

Edição de abril/2018 – pág. 16

A ferramenta 5S consiste na aplicação de cinco passos: o da seleção, o da arrumação ou ordenação, o da limpeza, o da manutenção e o da disciplina. A letra “S” representa as palavras que designam os cinco princípios na língua japonesa: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.

Seiri: Selecionar! O Seiri significa “senso de utilização”. Consiste em separar o necessário e o útil do desnecessário e do inútil. Manter na empresa produtos ou materiais desnecessários eleva custos, uma vez que se precisa controlar mais estoque, além de em alguns casos envolver mais seguros a serem pagos, aumentar controle de higiene, dentre outros. Fora que, aquilo que é desnecessário pode atrapalhar a operação e as pessoas.

Seiton: Ordenar! Representa o senso de ordenação. Com grande foco em materiais/produtos, se baseia no princípio de que a ordem facilita a localização dos itens e demais itens para a execução de uma tarefa, já que a proposta envolve um sistema de comunicação visual para o acesso aos itens. Dentre as vantagens está a economia de tempo para realização de atividades, evita compras em duplicidade, facilita identificação dos “ladrões do tempo”, existentes na maior parte das empresas.

Seiso: Limpar! Seiso representa limpeza. O lema é não sujar para não precisar limpar. Tudo precisa estar sempre limpo, sem sinais de poeira, sujeira ou resíduos de qualquer espécie. Também devem haver processos definidos para direcionar aquilo que deve ser descartado na empresa, itens descontinuados ou que não são usados. Quando não há destino, os funcionários criam seus próprios métodos e isso gera desordem. Quando há fluxos bem definidos para promover a limpeza, isso gera o bem-estar dos funcionários e consequentemente impacta na produtividade de forma positiva.

Seiketsu: Padronizar! Pode ser apresentado pela perspectiva “Ação tomada pela empresa”. Porém, há uma outra perspectiva de “Ação tomada pelo indivíduo”. Esta etapa reflete uma conhecida frase de Gandhi: “Seja a mudança que espera do mundo””. Esta se baseia no princípio de que somente com a atitude das pessoas poderá ser estabelecido um padrão de limpeza para a empresa. Este deverá ser medido, acompanhado e cobrado por todos posteriormente. Visa garantir as condições saudáveis, de boa aparência e higiene não somente da empresa, como pessoal. O conceito exige boa imagem para a venda de qualidade, é preciso padronizar e cuidar da aparência, pois quem não cuida bem de si mesmo não pode produzir ou comercializar produtos e serviços de qualidade.

Os principais resultados esperados nesta etapa são:

Garantir que as fases anteriores (Seiri, Seiton e Seiso) sejam respeitadas;
Reduzir as energias gastas com manutenção da limpeza no dia a dia, baseando-se no conceito de que não se suja aquilo que pode ser evitado sujar, para assim não precisa limpar;
Implementar uma nova cultura empresarial;
Melhorar a segurança do local de trabalho;
Respeitar o trabalho de outros funcionários;
Promover a autoestima nas pessoas por trabalhar em um local limpo e seguro;
Aumentar a produtividade e qualidade no ambiente da corporação.

Dicas importantes para quem deseja aplicar o 5S em qualquer área da sua empresa:

Conscientizar as pessoas sobre a participação de todos;
Estabelecer rotinas de limpeza semanais, quinzenais ou mensais para cada área, objeto, equipamento, mesa de trabalho, não importante o tamanho e tipo de limpeza;
Definir um formulário de checklist padrão para monitorar periodicamente os resultados do uso dessa ferramenta;
O controle visual é uma boa medida a ser adotada! Por exemplo, a direção da empresa pode anexar fotos em um mural de acesso a todos os funcionários, apresentando como aquele determinado departamento ou sala devem ficar ao final do dia de trabalho. Visualizar ajuda as pessoas a conseguirem seguir um padrão.

Shitsuke: Manter! É o senso da autodisciplina e padronização. É garantir que tudo que está sendo proposto será mantido! Portanto, shitsuke determina que é preciso transformar os sensos anteriores em hábitos.

A implantação do 5S pode ser feita em qualquer departamento de uma empresa, seja ela de qualquer setor de mercado ou porte, pode ser feita em qualquer lugar do mundo. Inclusive depois de comprovada a sua eficiência foram criados diversas novas definições e traduções para as 5 letras “S”. Como mostra o exemplo na imagem abaixo, que traduz a ferramenta para o idioma inglês.

As empresas muitas vezes criam apelidos que tem relação com o seu dia a dia para torná-la mais familiar aos funcionários. O que é mais importante de ser mantido é o conceito! Se feita a aplicação corretamente, gera uma profunda mudança de comportamento nas pessoas que trabalham na companhia. Faça um teste começando pela sua mesa de trabalho e conseguirá notar facilmente a diferença!